Товарний облік ФОП, первинні документи

В цій статті ми обговоримо:

ФОПи, які проводять розрахункові операції з готівкою та платіжними картками, зобов’язані вести облік товарних запасів і продавати лише той товар, що показаний в обліку. Про це йдеться в абз.1 п.12 ст.3 ЗУ ”Про застосування реєстраторів розрахункових операцій в сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” від 06.07.1995 №265/95-ВР.

Підприємець має надати контролерам під час перевірки документи, що підтверджують облік і походження товарів, які на момент перевірки знаходяться у місці продажу.. Вони можуть бути паперовими або електронними. Йдеться, наприклад, про папери:

• щодо інвентаризації товарних запасів;
• отримання товарів від інших суб’єктів господарювання;
• внутрішньо-переміщених товарів.

Тож потрібно подбати про вхідні документи на весь товар у точці продажу.

Порядок ведення обліку товарних запасів

Правила ведення товарних запасів визначає Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб підприємців, у тому числі платників єдиного податку, затверджений наказом Мінфіну від 03.09.2021 № 496.

До діючого законодавства було внесено зміни згідно положень ЗУ №128-IX від 20.09.2019 року та № 533-IX від 17.03.2020 року

Порядок № 496 поширюється на:

• ФОПів в тому числі на платників єдиного податку, які відповідно до закону про РРО повинні вести облік товарних запасів і продавати лише ті товари, які відображені в обліку;
• осіб, які фактично продають товари та надають послуги чи проводять розрахункові операції в місці продажу ФОПа;
• ФОП, які є платниками єдиного податку та провадять діяльність з реалізації технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, лікарських засобів та виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів та каміння;
• платники єдиного податку третьої групи, які зареєстровані платниками податку на додану вартість.

Порядок № 496 не поширюється на ФОП платників єдиного податку, які не зареєстровані платниками ПДВ.

Чому первинка важлива для ФОП

Заборонено продавати товари, на які у місцях продажу таких товарів відсутні первинні документи, записи про які внесено до Форми обліку. Цей документ не робить прив’язки до певних товарів.

Первинні документи слід внести до форми обліку до початку реалізації товарів.

Якщо ФОП потрапив під дію Порядку № 496 і зобов’язаний вести облік товарних запасів за місцем їх реалізації, то він має обліковувати геть усі товари, які реалізує, а не лише ті, що визначає пункт 61 підрозділу 10 розділу ХХ ПК. Тобто під товарний облік має потрапити не лише побутова техніка, ліки та ювелірка, а весь товар.

Хто може не мати підтвердженої первинки

Не перейматися первинними документами на товар і не вести товарного обліку запасів дозволено лише двом категоріям ФОП. Це:

• ФОП без РРО – якщо підприємець працює без касового апарату, то дія закону про РРО на нього не поширюється. Йдеться про підприємців платників єдиного податку, які продають товар безготівково. Не має бути карткових оплат через платіжні системи на кшалт Приват24, Монобанк, Portmone – тільки оплата з поточного рахунку на ФОП рахунок;
• ФОП без ПДВ – якщо ФОП сплачує єдиний податок і не зареєстрований платником ПДВ, він також може відмовити контролерам у товарній первинці. Головне, щоб він не торгував технічно-складними побутовими товарами, що підлягають гарантійному ремонту, лікарськими засобами, товарами медичного призначення, ювелірними виробами.

Які документи вважаються первинними

Про походження товару свідчать:

• фіскальний касовий чек;
• розрахункова квитанція;
• товарний чек;
• відомість закупівлі сільськогосподарської продукції;
• видаткова накладна;
• товарно-транспортна накладна;
• митна декларація;
• електронні розрахункові документи.

Факт отримання коштів за реалізований товар підтвердять:

• книга обліку розрахункових операцій;
• банківська виписка;
• фіскальний звітний чек з РРО або програмного РРО.

Які штрафи за порушення ведення обліку товарних запасів

Органи контролю мають право перевіряти суб’єктів господарської діяльності. Такі перевірки можуть відбуватися навіть в період дії військового стану. А от штрафувати вже будуть після війни.

Продаж товару з порушеннями передбачає штраф у розмірі подвійної вартості товарів, що продані. але не менше 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (170 грн). Він загрожує суб’єктів господарювання, які:

• реалізують товари, які не обліковуються в установленому порядку;
• не надали під час перевірки документи, що підтверджують облік товарів, які знаходяться у місці продажу, господарському об’єкті;
• не видали документ (касовий чек) – контролери помітять це, коли перевірятимуть порядок проведення готівкових розрахунків. Штраф за таке порушення складає від 100 до 200 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1700-3400 грн). Якщо ФОП працює з РРО та РК і не оформить належним чином розрахунковий документ, то на перший раз заплатить штраф у розмірі 100% вартості проданих з порушенням товарів, при повторних порушеннях щоразу платитиметься штраф у розмірі 150% вартості проданих товарів (п.1 ст.17 ЗУ про РРО);
• видали документ з помилками – наприклад, документ без обов’язкових реквізитів вважається недійсним. Якщо ФКЧ-1 або РК, то дії можуть бути прирівняні до нероздрукування документа. За це передбачено штраф на перший раз 100% вартості проданих з порушенням товарів. За друге і наступне подібне порушення – 150% вартості зазначених товарів;
• порушення порядку проведення готівкових розрахунків – нараховується штраф 5 – 10 нмдг (85 – 170 грн);
• відсутність реквізитів у товарному чеку чи квитанції до ПКО – накладається штраф від 100 до 200 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1700 – 3400 грн), передбачений ст.163-15 КпАП;
• при перевищенні ліміту готівкових розрахунків – ФОП має право проводити розрахунки готівкою протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами – між собою та з підприємствами до 10 тис.грн, або з фізичними особами до 50 тис.грн. За порушення цього правила накладається штраф від 100 до 200 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1700 – 3400 грн)за ст.163-15 КпАП.

Заборонено також проводити виправлення в розрахункових документах. Помилкові документи треба анулювати та виписати нові.

Тож якщо потрапляєте під нові вимоги Закону про РРО, покваптеся налагодити товарний облік запасів і перегляньте документацію – у торговій точці має бути тільки той товар, на який є підтвердні документи.