Товарный учет ФОП, первичные документы

В этой статье мы обсудим:

ФОПы, которые проводят расчетные операции с наличными деньгами и платежными карточками, обязаны вести учет товарных запасов и продавать только тот товар, который показан в учете. Об этом говорится в абз.1 п.12 ст.3 ЗУ “О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг” от 06.07.1995 №265/95-ВР.

Предприниматель должен предоставить контролерам во время проверки документы, подтверждающие учет и происхождение товаров, которые на момент проверки находятся в месте продажи. Они могут быть бумажными или электронными. Речь идет, например, о бумагах:

• по инвентаризации товарных запасов;
• получение товаров от других хозяйствующих субъектов;
• внутриперемещенных товаров.

Поэтому нужно позаботиться о входящих документах на весь товар в точке продаж.

Порядок ведения учета товарных запасов

Правила ведения товарных запасов определяет Порядок ведения учета товарных запасов для физических лиц предпринимателей, в том числе плательщиков единого налога, утвержденный приказом Минфина № 496 от 03.09.2021.

В действующее законодательство были внесены изменения в соответствии с положениями ЗУ №128-IX от 20.09.2019 года и № 533-IX от 17.03.2020 года

Порядок № 496 распространяется на:

• ФОПов в том числе на плательщиков единого налога, которые в соответствии с законом об РРО должны вести учет товарных запасов и продавать только те товары, которые отражены в учете;
• лиц, которые фактически продают товары и оказывают услуги или производят расчетные операции в месте продажи ФОП;
• ФОП, являющиеся плательщиками единого налога и осуществляющие деятельность по реализации технически сложных бытовых товаров, подлежащих гарантийному ремонту, лекарственных средств и изделий медицинского назначения, ювелирных и бытовых изделий из драгоценных металлов и камней;
• плательщики единого налога третьей группы, зарегистрированные плательщиками налога на добавленную стоимость.

Порядок № 496 не распространяется на ФОП плательщиков единого налога, не зарегистрированных плательщиками НДС.

Почему первичка важна для ФОП

Запрещено продавать товары, на которые в местах продаж таких товаров отсутствуют первичные документы, записи о которых внесены в Форму учета. Этот документ не делает привязки к определенным товарам.

Первоначальные документы следует внести в форму учета до начала реализации товаров.

Если ФОП попал под действие Порядка № 496 и обязан вести учет товарных запасов по месту их реализации, то он должен учитывать все товары, которые реализует, а не только те, что определяет пункт 61 подраздела 10 раздела ХХ НК. То есть, под товарный учет должна попасть не только бытовая техника, лекарства и ювелирка, а весь товар.

Кто может не иметь подтвержденной первички

Не беспокоиться первичными документами на товар и не вести товарный учет запасов разрешено только двум категориям ФОП. Это:

• ФОП без РРО – если предприниматель работает без кассового аппарата, то действие закона о РРО на него не распространяется. Речь идет о предпринимателях плательщиков единого налога, которые продают товар безналично. Не должно быть карточных оплат через платежные системы по типу Приват24, Монобанк, Portmone – только оплата с текущего счета на ФОП счет;
• ФОП без НДС – если ФОП уплачивает единый налог и не зарегистрирован плательщиком НДС, он также может отказать контролерам в товарной первичке. Главное, чтобы он не торговал технически сложными бытовыми товарами, подлежащими гарантийному ремонту, лекарственными средствами, товарами медицинского назначения, ювелирными изделиями.

Какие документы считаются первичными

О происхождении товара свидетельствуют:

• фискальный кассовый чек;
• расчетная квитанция;
• товарный чек;
• ведомость закупки сельскохозяйственной продукции;
• расходная накладная;
• товарно-транспортная накладная;
• таможенная декларация;
• электронные расчетные документы.

Факт получения средств за реализуемый товар подтвердят:

• книга учета расчетных операций;
• банковская выписка;
• фискальный отчетный чек по РРО или программному РРО.

Каковы штрафы за нарушение ведения учета товарных запасов

Органы контроля вправе проверять субъектов хозяйственной деятельности. Такие проверки могут проводиться даже в период действия военного положения. А вот штрафовать уже после войны.

Продажа товара с нарушениями предусматривает штраф в размере двойной стоимости проданных товаров. но не менее 10 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (170 грн). Он угрожает субъектам хозяйствования, которые:

• реализуют товары, не учитываемые в установленном порядке;
• не предоставили во время проверки документы, подтверждающие учет товаров, находящихся в месте продажи, хозяйственном объекте;
• не выдали документ (кассовый чек) – контролеры заметят это, когда будут проверять порядок проведения наличных расчетов. Штраф за такое нарушение составляет от 100 до 200 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (1700-3400 грн). Если ФОП работает с РРО и РК и не оформит должным образом расчетный документ, то впервые заплатит штраф в размере 100% стоимости проданных с нарушением товаров, при повторных нарушениях каждый раз будет платиться штраф в размере 150% стоимости проданных товаров (п.1 ст.17 ЗУ о РРО);
• выдали документ с ошибками – например, документ без обязательных реквизитов считается недействительным. Если ФКЧ-1 или РК, то действия могут быть приравнены к нераспечатке документа. За это предусмотрен штраф в первый раз 100% стоимости проданных с нарушением товаров. За второе и последующее подобное нарушение – 150% стоимости указанных товаров;
• нарушение порядка проведения наличных расчетов – начисляется штраф 5 – 10 нмдг (85 – 170 грн);
• отсутствие реквизитов в товарном чеке или квитанции в РКО – налагается штраф от 100 до 200 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (1700 – 3400 грн), предусмотренный ст.163-15 КоАП;
• при превышении лимита наличных расчетов – ФОП имеет право производить наличные расчеты в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам – между собой и с предприятиями до 10 тыс.грн, или с физическими лицами до 50 тыс.грн. За нарушение этого правила налагается штраф от 100 до 200 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (1700 – 3400 грн) по ст.163-15 КоАП.

Запрещено также проводить поправки в расчетных документах. Ошибочные документы следует аннулировать и выписать новые.

Итак, если попадаете под новые требования Закона об РРО, торопитесь наладить товарный учет запасов и просмотрите документацию – в торговой точке должен быть только тот товар, на который есть подтверждающие документы.